Kasy fiskalne online 2020/2021 - kompendium wiedzy

Czym są kasy online?

Kasy rejestrujące online to nowy rodzaj urządzeń fiskalnych, których zadaniem jest przesyłanie informacji o pracy kasy (np. paragonach, fakturach fiskalnych, wydrukach niefiskalnych, fiskalizacji, przeglądach i innych zdarzeniach) do Repozytorium Ministerstwa Finansów. “Kasy online” to termin potoczny, zwyczajowy i odnosi się zarówno do kas fiskalnych online, drukarek fiskalnych online i kasoterminali online. Formalnie urządzenia fiskalne połączone z Repozytorium nazywamy kasami rejestrującymi online.

Co to jest Repozytorium?

Repozytorium, inaczej Centralny Rejestr Kas, to infrastruktura, gdzie są przesyłane informacje z kas rejestrujących online. Repozytorium zarządza Szef Krajowej Administracji Skarbowej (KAS). Kasy rejestrujące online będą łączyć się z repozytorium automatycznie, bez udziału i wiedzy kasjera czy przedsiębiorcy. Dane zbierane są w celach analitycznych i kontrolnych.

Kto i kiedy musi mieć kasę online? 

Obecnie nie wszystkie branże są objęte obowiązkiem stosowania kas online! Zgodnie zapowiedziami Ministerstwa Finansów wymiana urządzeń fiskalnych na kasy online ma przebiegać stopniowo. 

W pierwszej kolejności od 1.01.2020 obowiązkiem zostały objęte stacje benzynowe, warsztaty motoryzacyjne oraz wulkanizacyjne. 

Obecnie wiadomo, że od 1.01.2021  kas online będą musiały stosować również:

• gastronomie i hotele 

• sprzedawcy węgla i paliw opałowych,

Obowiązek stosowanie kas online obej mie także od 1.07.2021 także: 

• salony kosmetyczne, fryzjerskie, kosmetologiczne 

• lekarze, dentyści, prawnicy

• siłownie (w zakresie biletów wstępu)

• branża budowlana

Uwaga: Podane informacje są zaktualizowane o decyzję Ministerstwa Finansów  dotyczącą przesunięcia dat obowiązkowego wprowadzenia kas online ze względu na sytuację epidemiczną.

Wyszczególnione powyżej branże są objęte bezwzględnym obowiązkiem stosowania urządzeń w podanych terminach. Oznacza to, że kasy online musiały pojawić się do końca 2020 w biznesach typu HoReCa i sprzedaży węgla, a we wszystkich pozostałych wymienionych wyżej dziedzinach biznesu do 30.06.2021 . 

Przykład:

Jeśli jesteś fryzjerem, możesz zacząć korzystać z kasy online już teraz, ale nie ma też przeszkód, abyś do końca czerwca 2021 roku pracował na swojej dotychczasowej kasie. Natomiast od 1.07.2021 sprzedaż musisz prowadzić już na kasie online. 

Moja branża nie jest wymieniona w przepisach dotyczących kas online. Muszę kupić kasę online? 

W takiej sytuacji istnieją dwie opcje: 

• możesz kupić kasę online i na niej pracować

• możesz korzystać z urządzenia fiskalnego “starego typu” aż do momentu, kiedy Twoja branża nie zostanie zobowiązana do ewidencji sprzedaży na kasach online 

Czy warto kupić kasę online wcześniej? 

Zdecydowanie tak. Obecne przepisy zakładają, że do połowy 2021 wymiana urządzeń fiskalnych nastąpi w kilku bardzo dużych sektorach biznesu.

W połowie 2021 znacznie wzrośnie zainteresowanie kasami rejestrującymi online i już teraz pewne jest, że dostępność sprzętu oraz serwisantów dokonujących fiskalizacji będzie mocno ograniczona. Należy także pamiętać, że ostatnie chwile na wymianę wypadając przed wakacjami. Termin obowiązkowej wymiany nie jest także wygodny szczególnie dla branży beauty. Lato to wysoki sezon w tego typu biznesach ze względu na wysyp imprez okolicznościowych. Właśnie dlatego warto zadbać o sprzęt wcześniej, by uniknąć niepotrzebnego stresu.

Do kiedy można kupować kasy z papierową kopią / elektroniczną kopią

• Kasy z papierową kopią można było kupować i fiskalizować tylko do 31.08.2019. Po zapełnieniu pamięci fiskalnej w tego typu urządzeniu nie ma możliwości wymiany modułu fiskalnego.

• Kasy z elektroniczną kopią pamięci fiskalnej można kupować i fiskalizować do 31.12.2022 

Z kas z papierową kopią oraz z kopią elektroniczną mogą korzystać tylko przedsiębiorcy, na których nie został nałożony obowiązek stosowania kas online. 

Moja dotychczasowa kasa jest ważna, czy muszę wymienić ją na kasę online?

Jeśli nie prowadzisz działalności w ramach branży zobligowanej do stosowania kasy rejestrującej online, możesz korzystać z obecnego modelu urządzenia fiskalnego i nie musisz go wymieniać, ale możesz. 

Czy drukarki fiskalne też podlegają wymianie na urządzenia online?

Tak, drukarki fiskalne również podlegają wymianie na tzw. kasy rejestrujace online. “Kasy online ” to nazwa potoczna oznaczające urządzenia fiskalne online (kasy fiskalne, drukarki fiskalne, kasoterminale), które będą wysyłać informacje o sprzedaży do repozytorium MF.

Czy kasę “starego typu” można zmodernizować do wersji “online” 

Z prawnego i konstrukcyjnego punktu widzenia kasa online jest zupełnie nowym urządzeniem fiskalnym, które jest zbudowane i oprogramowane inaczej niż kasa z elektroniczną lub papierową kopią. Formalnie nie da się zmodernizować urządzenia. Stara kasa zawsze będzie wymagała wyrejestrowania z US, a “zmodernizowana” kasa będzie musiała być zgłoszona do urzędu jako nowe urządzenie. Niektórzy producenci oferują modernizację. Musisz mieć jednak świadomość, że w efekcie modernizacji otrzymasz w połowie nowe, w połowie stare urządzenie, co oznacza, że gwarancję otrzymasz tylko na wymienione elementy. Modernizacja składa się z kilku etapów:

• Odczytanie obecnego urządzenia w US

• Wysyłka do producenta

• Wymiana podzespołów u producenta (modernizacja do wersji online)

• Wysyłka zmodernizowanego do klienta

• Fiskalizacja urządzenia

Proces modernizacji może trwać od kilku do kilkunastu dni, podczas których kasa znajduje się poza punktem handlowym, co oznacza konieczność wstrzymania sprzedaży do czasu zafiskalizowania i urządzenia online. 

Czy kasy online muszą przechodzić obowiązkowe przeglądy?

Tak. Kasy online powinny przechodzić obowiązkowe przeglądy okresowe urządzenia (co 2 lata). Za niewykonanie przeglądu w terminie grożą konsekwencje. Przegląd może wykonać uprawniony serwis.

Czy kasę online trzeba fiskalizować? 

Tak. Fiskalizację może wykonać uprawniony serwisant. Informacja o fiskalizacji kasy online zostanie automatycznie przekazana do Repozytorium, dlatego nie musisz już zgłaszać tego faktu do urzędu skarbowego.

Czy dostanę zwrot z urzędu skarbowego na zakup kasy online?

Tak. Na zakup kas online przewidziano odliczenie w wysokości do 90% wartości kasy, ale nie więcej niż 700 zł netto. 

Z takiej ulgi będą mogli skorzystać:

• przedsiębiorcy, którzy jeszcze nigdy nie posiadali urządzenia fiskalnego, ale dobrowolnie zdecydują się na korzystanie z kas online 

• przedsiębiorcy zobowiązani przepisami do wymiany kas na urządzenia online

Aby kasa online działała, potrzebny jest internet?

Tak, aby urządzenie online mogło komunikować się z repozytorium połączenie internetowe jest niezbędne.

Kto zapewni łączność dla urządzenia fiskalnego?

Niestety przepisy nakładają obowiązek zapewnienia łączności na przedsiębiorcę. Producenci urządzeń fiskalnych proponują zakup dodatkowego modułu i opłacanie transferu za kartę SIM lub podłączenie kasy do komputera podpiętego do internetu. Cóż...  

Kupując sprzęt iPOS nie musisz martwić się o łączność. Każdy kasoterminal ma wbudowany moduł GSM z transferem w cenie urządzenia. Kasoterminale online można także połączyć z internetem przy pomocy kabla ethernet lub wi-fi. 

Co się stanie, jeśli na chwilę zabraknie internetu?

Czasami, z przyczyn niezależnych od przedsiębiorcy, zdarza się sytuacja powodująca brak dostępu do sieci. W takim przypadku jak najszybciej po ustaniu awarii należy podłączyć urządzenie fiskalne do internetu, aby mogło przesłać dane do Centralnego Rejestru Kas.

Co mogę kupić zamiast kasy online? 

Alternatywą dla kasy fiskalnej jest kasoterminal fiskalny online iPOS smart - urządzenie fiskalne online i terminal płatniczy w jednym.

Co zmieni dla mnie kasa online? 

To zależy, jakie rozwiązanie wybierzesz.

Opcja 1 - wybór zwykłej kasy fiskalnej online

Z punktu widzenia użytkowania kasy nic się nie zmieni. Choć kasy online są skonstruowane inaczej niż kasy z kopią elektroniczną, to funkcjonalnie, z perspektywy kasjera czy przedsiębiorcy, działają tak samo jak poprzednie modele. Nie zastosowano w nich żadnych usprawnień i opcji ułatwiających prowadzenie biznesu. Są to po prostu urządzenia przygotowane z myślą o przepisach. Potrzeby przedsiębiorcy i innowacyjne rozwiązania są tu na dalszym planie. 

Opcja 2 - wybór kasoterminala online

Kasoterminal online jest wielofunkcyjny - pełni rolę zarówno kasy online, jak i terminala. Całość kupujesz na własność, więc nie zapłacisz kosztów dzierżawy terminala, a płatności kartowe będziesz przyjmować tanio i na konkurencyjnych warunkach. W iPOS oprócz funkcji fiskalnej otrzymasz także możliwość analizy wyników ze swoich sklepów, kontroli gospodarki magazynowej, a także zdalnego zarządzania swoim biznesie. 

Czy kasoterminal iPOS smart spełnia wymogi kas online?

Tak. Kasoterminale iPOS smart i iPOS smart+, spełniają wszystkie wymogi dotyczące kas online, co potwierdza homologacja. Urządzenie zostało przygotowane zgodnie z przepisami, jednak stworzyliśmy je przede wszystkim z myślą o przedsiębiorcy, nie urzędnikach.  Kasoterminal jest fiskalny i jest online, bo musi taki być, ale jego zaletą są przede wszystkim funkcje, które są potrzebne w codziennym prowadzeniu biznesu detalicznego. Kasoterminale fiskalne online to urządzenia wyższej generacji niż kasy fiskalne. W przeciwieństwie do kas, kasoterminale online są inteligentne, mają wbudowany terminal płatniczy, potrafią wystawić fakturę, a także dają możliwość zdalnego dostępu do danych sprzedażowych czy magazynowych z każdego miejsca na ziemi.

Czy kasoterminal iPOS duet spełnia wymogi kas online? 

Kasoterminal iPOS duet nie jest kasą online w rozumieniu ustawy. Firmy działające w branżach, które nie są zobligowane do stosowania kas online, oczywiście mogą w dalszym ciągu korzystać z modelu iPOS duet, który jest urządzeniem fiskalnym z kopią elektroniczną. 

Czy kasy online będą wysyłać informacje o sprzedaży również do mnie?

Nie, “nowe” kasy fiskalne, choć w teorii działają “online” niestety nie potrafią dzielić się takimi danymi z najważniejszą osobą - właścicielem biznesu. Ich zadaniem jest przesył danych do Repozytorium MF. Kasa fiskalna online wie wszystko o sprzedaży w sklepie, ale dzieli się tą wiedzą jedynie z urzędem skarbowym. 

Inaczej jest w przypadku kasoterminali online. Kasoterminal przesyła dane dotyczące sprzedaży do platformy iPOS web, która przeznaczona jest dla przedsiębiorcy (urzędnicy nie mają dostępu do tych danych). W iPOS web podejrzysz każdy wystawiony paragon, sprawdzisz wyniki sprzedaży, czy dodasz asortyment. iPOS web to centrum sterowania parametrami urządzenia oraz np. stanami magazynowymi.  Możesz przetestować wersję demo przez 14 dni. Oczywiście aby spełnić wymogi prawne, kasoterminale online wysyłają także informacje do Centralnego Rejestru Kas na zasadach określonych w ustawie i rozporządzeniu. Jednak system iPOS web i proces przesyłu danych do Repozytorium działają niezależnie.

Czy klienci iPOS, którzy korzystali z kasoterminala iPOS duet, a zakupią kasoterminal smart zachowają dane o sprzedaży, cennikach itd.?

Oczywiście! Wszystkie dane - produkty, ceny, stany magazynowe, rabaty, pozostaną bez zmian i będą dostępne na koncie w iPOS web - wystarczy je tylko zsynchronizować z nowym kasoterminalem. W iPOS web pozostanie również historia sprzedaży. Wymiana kasoterminala iPOS na nowszy model nie spowoduje utraty żadnych informacji.

Kto może mi doradzić w wyborze kasy online 

Jeśli masz pytania dotyczące zakupu kasy online lub szukasz rozwiązania dla siebie, zadzwoń: 

502 474 318‬

786 841 030

786 841 031‬

Konsultanci iPOS chętnie przedstawią możliwości.