Kasa fiskalna czy drukarka fiskalna? Co wybrać?

Jak działa kasa fiskalna?

Kasy fiskalne są mało intuicyjne i dość specyficzne w kwestii obsługi. Z uwagi na konieczność pracy na klawiaturze, służącej do rejestracji towarów, wprowadzanie zmian konfiguracyjnych jest bardzo trudne. W związku z tym, że urządzenia posługują się jedynie własnym, wewnętrznym oprogramowaniem, zarządzanie asortymentem lub uzyskanie szczegółowych wyników ze sprzedaży staje się problematyczne. Choć kasy posiadają wszystkie informacje na temat sprzedaży, to nie potrafią przekształcać ich w przystępne raporty. Jedynym sposobem na mierzenie i analizowanie dynamiki obrotów jest ręczne wprowadzanie danych z wydruków na papierze termicznym do arkuszy kalkulacyjnych. W świecie ciągłych zmian i cyfryzacji, gdzie biznes potrafi się rozrosnąć się z dnia na dzień, takie ograniczenia stają się ogromną barierą w rozwoju. 

Jak działa drukarka fiskalna? 

Zupełnie inne możliwości daje drukarka fiskalna, której zadaniem jest generowanie wydruków fiskalnych i zapisywanie danych w pamięci fiskalnej. “Sterowanie” samym procesem obsługi sprzedaży odbywa się z poziomu podłączonego do drukarki komputera, wyposażonego w aplikację sprzedażową. Dzięki temu rejestracja sprzedaży przebiega sprawniej i bardziej intuicyjnie dla kasjera. Ułatwia to również analizę danych sprzedażowych i zarządzanie biznesem, ponieważ większość parametrów można sprawdzić lub zmodyfikować na komputerze. 

W przypadku tego typu rozwiązań, homologacji podlega jedynie drukarka fiskalna. Certyfikowany nie jest natomiast ani podłączony do urządzenia komputer, ani oprogramowanie. W ten sposób software można dostosowywać do aktualnych potrzeb w biznesie – aplikacja sprzedażowa rośnie wraz z rozwojem firmy.

Pomimo funkcjonalności drukarki fiskalne stanowią zaledwie 25% rynku. Są one stosowane głównie przez duże sieciowe sklepy, stacje paliw czy supermarkety. Dzieje się tak ponieważ wdrożenie całego rozwiązania, opartego o drukarkę fiskalną, to spora inwestycja. Cena samego urządzenia wynosi od 2 do 3,5 tys. zł, a stanowisko należy wyposażyć jeszcze w komputer oraz odpowiednie oprogramowanie sprzedażowe, co generuje kolejne koszty. Warto wziąć pod uwagę także płatności kartowe, a to z kolei wiąże się z abonamentem za dzierżawę terminala płatniczego. Z powodu wysokich nakładów pieniężnych na start, stanowisko kasowe z drukarką fiskalną pozostaje poza zasięgiem właścicieli niewielkich punktów handlowych.

Kasoterminal to połączenie drukarki fiskalnej i terminala płatniczego, a w wersji rozszerzonej to drukarka fiskalna, terminal oraz tablet. W urządzeniach tego typu rolę komputera przejmuje terminal płatniczy (lub tablet) z dedykowaną aplikacją sprzedażową. Elementem certyfikowanym w kasoterminalu jest jedynie drukarka fiskalna, dlatego oprogramowanie może być aktualizowane o nowe funkcje, które stają się niezbędne, kiedy biznes wciąż się rozwija.

Urządzenie działa on-line i komunikuje się z systemem do zdalnego zarządzania i analityki. System dostępny jest z poziomu komputera czy smartfona. Dzięki temu właściciel sklepu, będąc w dowolnym miejscu, może zalogować się do platformy np. na tablecie i podejrzeć każdy paragon, wyświetlić czytelny raport sprzedażowy, wprowadzić produkty do bazy lub zmieniać cenniki. Słowem – urządzenie pozwala na automatyzację wielu procesów.

Ponadto stanowisko kasowe wyposażone w kasoterminal spełnia wszelkie niezbędne w handlu detalicznym funkcje – umożliwia fiskalizację sprzedaży i przyjmowanie płatności kartowych. To ważne, ponieważ akceptacja kart płatniczych oznacza realne zyski – pozwala zwiększyć obroty niewielkich punktów nawet o 30%. Każdy kasoterminal jest jednocześnie terminalem płatniczym, który przedsiębiorca otrzymuje na własność, czyli nie musi go dzierżawić. W 5-letniej perspektywie daje to oszczędność rzędu 3 tys. zł i brak długoterminowych zobowiązań. 

Możliwość optymalizacji kosztów oraz działanie urządzenia w trybie on-line powodują, że kasoterminale wybierane są nie tylko przez użytkowników kas fiskalnych ale i przez przedsiębiorców, którzy mogą sobie pozwolić duże systemy kasowe.