Jaką kasę fiskalną wybrać?

Ponieważ wybór kasy fiskalnej to wybór na wiele lat najlepiej wybrać rozwiązanie fiskalne, które jest elastyczne i gotowe zarówno na zmiany w przepisach jak i na rozwój twojego biznesu. Eksperci podkreślają, że źle dobrane urządzenie może generować dodatkowe koszty operacyjne, utrudniać obsługę sprzedaży czy wręcz hamować rozwój firmy.

Rozwiązania fiskalne dzielą się na trzy główne grupy: Kasy fiskalne, Drukarki fiskalne i kasoterminale.

Jeśli chodzi o rodzaje urządzeń fiskalnych, to na rynku polskim obecnie do wyboru są trzy główne typy urządzeń: kasy fiskalne, drukarki fiskalne oraz kasoterminale. Każde z nich ma inne przeznaczenie i odpowiada na różne potrzeby biznesowe. 

Kasy fiskalne to najprostsze i potencjalnie najtańsze rozwiązanie, ale też coraz mniej popularne. Ich cena waha się pomiędzy 1500 zł netto a 2500 zł netto. Kasy fiskalne są urządzeniami przestarzałymi i coraz częściej są wypierane są przez kasoterminale. Główną wadą kas fiskalnych jest to, że obsługują jedynie gotówkowe formy płatności. Płatności bezgotówkowe są w Polsce bardzo popularne i odpowiadają już za ponad 60% wszystkich płatności detalicznych. Brak obsługi płatności bezgotówkowych w sklepie to skazanie się na porażkę biznesową.

Dlatego też kasy fiskalne są tylko początkowo najtańszymi urządzeniami w zakupie.

Aby obsłużyć płatności bezgotówkowe do kasy fiskalnej należy wydzierżawić osobne urządzenie jakim jest terminal płatniczy. Drugi dostawca idrugie urządzenie do obsługi z reguły oznaczają wyższe koszty, większą awaryjność i trudniejsze użytkowanie. Co więcej, zbiór wielu sprzętów wymaga rezerwacji sporego miejsca na blacie czy ladzie. Kolejną dużą wadą kas fiskalnych jest ich zamknięta na rozwój konstrukcja. Kasy fiskalne są certyfikowane w całości (urządzenie wraz z oprogramowaniem) co nie pozwala na zmiany w ich funkcjonalności w trakcie użytkowania.

Czy to ważne? Kasa fiskalna to wybór na minimum 5 lat. Jakiekolwiek zmiany prawne czy zmiany w potrzebach biznesu jak np zwiększenie bazy asortymentowej, zwiększenie liczby kasjerów, czy konieczność wygenerowania nowego rodzaju raportu oznaczają konieczność wymiany całego urządzenia na nowe.

Jednak najbardziej dokuczliwą wadą kas fiskalnych w dobie smartfonów jest ich archaiczne raportowanie i bieżące zarządzanie. Kasa fiskalna wie o sprzedaży wszystko; co się sprzedało, kiedy, w jakiej ilości, jaki kasjer w jakim sklepie (jeśli mamy ich kilka). Jednak o ile kasa fiskalna wyśle te dane do Urzędu Skarbowego, o tyle nie podzieli się nimi w prosty sposób z przedsiębiorcą. To właśnie największa bolączka kas fiskalnych, które słusznie nazywane są urządzeniami dla Urzędów Skarbowych, a nie dla samych podatników. Aby otrzymać raporty sprzedaży trzeba być przy kasie i wygenerować raport na termicznym papierze jak w latach 90-tych. Te raporty są nieczytelne  i nic z nich nie wynika. Aby zmienić ceny lub towary w kasie trzeba podłączyć do kasy komputer, a do tego często  wzywa się serwisanta za dodatkową opłatą i po uzgodnieniu terminu, który może być odległy.

Zmiana stawek VAT, która ostatnio coraz częściej jest narzucona przez Państwo to kolejne koszty i  wizyta serwisanta. Jeśli dodatkowo mamy więcej niż jeden sklep, to tego typu zmiany mogą trwać dniami i tygodniami. Zatem dużo lepszym rozwiązaniem jest wybór kasoterminala.

Jak radzi ekspert rynku fiskalnego Michał Pawłowski: „Największym błędem jest kupowanie urządzenia na szybko, bez analizy potrzeb biznesu. To tak, jakby wybierać samochód bez wiedzy, czy będziemy nim jeździć po mieście, czy w długie trasy”.

Zalety kas fiskalnych:

• niska cena początkowa

Wady kas fiskalnych:

• brak obsługi bezgotówkowych form płatności
• brak zdalnego raportowania
• brak zdalnego zarządzania asortymentem i cenami
• Bardzo ograniczona funkcjonalność i brak możliwości jej rozwijania/zmiany 
• skomplikowana obsługa

Drukarki fiskalne to tak naprawdę urządzenia peryferyjne dla komputera typu POS (Point of Sale). Ich koszt waha się pomiędzy 2500 zł netto do nawet 4000 zł netto. Drukarkę fiskalną podłącza się do komputera z oprogramowaniem do prowadzenia sprzedaży. Całe stanowisko kasowe tego typu to koszt od ok 5000 zł netto do nawet kilkunastu tysięcy złotych. Taki system ma jednak wiele zalet. Ponieważ certyfikacji podlega tylko drukarka fiskalna, a komputer z oprogramowaniem już nie - to mamy dużo większa elastyczność pracy. Możemy wybrać oprogramowanie i funkcje, które dostosowane są do konkretnej branży. Oprogramowanie ma rozbudowane raportowanie i łączność z internetem. Do takiego systemu podłączymy szereg urządzeń peryferyjnych jak waga, szuflada na pieniądze czy skaner kodów kreskowych.

Systemy POS z drukarką fiskalną z uwagi na bardzo wysoką cenę ale też dużą elastyczność najczęściej spotykamy w sklepach wielko-powierzchniowych i sieciowych.

Zalety drukarek fiskalnych:

• elastyczność 
• szybkość działania

Wady drukarek fiskalnych:

• bardzo wysoka cena
• często skomplikowana obsługa
• skomplikowane wdrożenie

Kasoterminale to najnowocześniejszy typ urządzeń, który łączy w sobie najlepsze cechy kas fiskalnych (niska cena) i systemów POS z drukarką fiskalną (elastyczność, zmiany funkcjonalności, obsługa płatności gotówkowych i bezgotówkowych). Pierwsze kasoterminale pojawiły się na rynku w 2017 roku. Zostały one opracowane przez polską firmę iPOS. Aby najprościej opisać czym jest kasoterminal można go określić mianem smartfona wśród kas fiskalnych.

Ideą kasoterminala jest połączenie kasy fiskalnej i terminala płatniczego. Kupując kasoterminal nie trzeba już dzierżawić terminala płatniczego od innego dostawcy. Obsługuje się jedno kompaktowe urządzenie, które obsłuży zarówno gotówkę jak i płatność bezgotówkową. Nie trzeba przepisywać kwoty na terminal, urządzenie jest w pełni zintegrowane. Kasoterminal  oznacza zatem niższe koszty, mniej awarii, szybszą i prostszą obsługę. Kolejną ważną zaletą kasoterminali jest ich otwartość na zmiany zapotrzebowania, zarówno te biznesowe jak i prawne.

Funkcjonalności kasoterminali, które opracował iPOS można dostosowywać wybierając jeden z kilku abonamentów. Jeśli potrzeby biznesu się zwiększają, nie trzeba kupować i zgłaszać do urzędu nowego urządzenia. Wystarczy przejść na inny bardziej dopasowany plan. Jeśli nie prowadzi się działalności (np.: przy działalności sezonowej) można wyłączyć płatny abonament i nie ponosić kosztów w tym czasie.

Aplikacja kasoterminala posiada funkcje dostosowane do konkretnych branż i te również dopasowuje się wybierając jedną z taryf. Elastyczność aplikacji sprzedażowej i funkcjonalności to jednak nie wszystko.

Kasoterminale 3 w 1 pozwalają na raportowanie i zarządzanie w całkowicie zdalny sposób. Kasoterminale są na stałe połączone z systemem do którego można się zalogować z dowolnego urządzenia z internetem.

W systemie online można w czasie rzeczywistym śledzić raporty, transakcje, wyniki kasjerów i wiele innych statystyk. Do śledzenia wyników wystarczy smartfon, komputer czy tablet z dostępem do internetu niezależnie od czasu i miejsca.

Aby wygenerować raport nie trzeba być w sklepie czy punkcie usługowym. To samo dotyczy zmian asortymentu czy cen. W kasoterminalach można ich dokonywać całkowicie zdalnie. Podobnie jest ze stawkami VAT. W odróżnieniu od kasy fiskalnej w kasoterminalu taką zmianę robi sam właściciel niemal jednym kliknięciem w systemie i niezależnie od tego ile ma sklepów dokona tej zmiany. Oprogramowanie kasoterminali jest stale rozwijane przez iPOS.

Jeśli dochodzi do zmiany przepisów kasoterminal iPOS pobiera nowe oprogramowanie w ramach bezpłatnej aktualizacji podobnie, jak to ma miejsce w  smartfonach.

Jeśli chodzi o ergonomię i obsługę, to kasoterminale nie mają wielkich skomplikowanych klawiatur. Kasoterminale są wyposażone w system Android, dlatego ich obsługa jest zbliżona do obsługi smartfona.

Zalety kasoterminali:

• obsługa gotówkowych i bezgotówkowych form płatności
• baka konieczności dzierżawienia drugiego sprzętu
• obsługa jednego urządzenia zamiast dwóch
• niższe koszty obsługi
• intuicyjna obsługa
• możliwość dostosowania funkcjonalności i raportów do bieżących potrzeb
• aktualizacje w przypadku zmian prawnych
• możliwość zdalnego raportowania i zarządzania

Wady kasoterminali:

• brak

Większość przedsiębiorców prowadzących sprzedaż detaliczną ma taki obowiązek. Zgodnie z ustawą o VAT każda sprzedaż towarów lub usług dla konsumentów musi być rejestrowana na urządzeniu fiskalnym. Minister Finansów co roku publikuje rozporządzenie określające wyjątki od tej reguły, jednak lista zwolnień systematycznie się kurczy. Rozporządzenie z reguły w ostatnich dniach grudnia. To oznacza, że z czasem coraz więcej branż zostaje objętych obowiązkiem posiadania kasy.

Eksperci prawa podatkowego zwracają uwagę, że nieznajomość aktualnych przepisów nie chroni przed sankcjami. Kara za brak kasy fiskalnej może wynieść nawet 30% wartości niezaewidencjonowanej sprzedaży.

Podsumowanie:

• w większości przypadków kasa jest obowiązkowa
• wyjątki są ograniczone i corocznie modyfikowane
• kara za brak kasy jest wysoka i dotkliwa

Zwolnienia dotyczą tylko wybranych branż i sytuacji. Aktualny wykaz znajduje się w rozporządzeniu Ministra Finansów. Zwolnienia obejmują m.in. niektóre usługi świadczone na rzecz firm (B2B), sprzedaż o niskiej wartości obrotu czy szczególne rodzaje działalności (np. rolnicy ryczałtowi). Pełna lista zwolnień z obowiązku stosowania kas fiskalnych znajduje się w “Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących”. 

Jak podkreśla doradczyni podatkowa Anna Kowalczyk: „Przedsiębiorca nie powinien samodzielnie zakładać, że jest zwolniony. Każdy przypadek warto skonsultować z księgową lub sprawdzić w najnowszym rozporządzeniu, bo przepisy zmieniają się dynamicznie”.

Podsumowanie:

• Zwolnienia są wyjątkami, a nie regułą
• Lista jest ograniczona i stale aktualizowana
• Brak konsultacji = ryzyko błędu i kary

Średnia żywotność kasy fiskalnej to około 5 lat. Wynika to z ograniczonej pamięci urządzenia. Mówiąc prostym językiem każdy dzień, w którym zarejestrowano choćby jedną sprzedaż, powinien być zakończony raportem dobowym. Kasa fiskalna może zapamiętać określoną liczbę raportów dobowych. Większość kas fiskalnych dostępnych na rynku polskim może zapamiętać ok 1830 raportów dobowych. I tak prowadząc sprzedaż 7 dni w tygodniu, pamięć kasy fiskalnej zapełni się po ok. 5 latach. Jeśli zatem rejestrujemy sprzedaż tylko przez 5 dni w tygodniu i tym samym wykonamy nie 7 a 5 raportów dobowych, cykl życia naszej kasy fiskalnej zdecydowanie się wydłuży. (ok. 1800 raportów dobowych). Wybór urządzenia to decyzja na lata.

Eksperci techniczni zwracają uwagę, że oprócz pamięci, żywotność zależy też od jakości serwisu i dbałości o urządzenie. Regularne i płatne przeglądy pozwalają uniknąć niespodziewanych awarii.

Podsumowanie:

• Średnia trwałość – 5 lat pracy codziennej
• Częstotliwość sprzedaży wydłuża lub skraca żywotność
• Regularne, płatne serwisowanie przedłuża działanie urządzenia

Większość tradycyjnych kas fiskalnych nie drukuje faktur VAT, ani nawet paragonów z NIP. Ich funkcjonalność ogranicza się drukowania zwykłych paragonów. Jeśli, jak większość przedsiębiorców potrzebujesz drukować faktury VAT szybko i sprawnie w miejscu sprzedaży, wybierz zamiast kasy fiskalnej kasoterminal. Jeśli wybierasz pierwszą kasę fiskalną i jeszcze nie wiesz czy będzie drukować faktury VAT w miejscu sprzedaży wybierz kasoterminal zawczasu. Wybierając zwykła kasę fiskalną nie dostosujesz jej później do drukowania faktur. Będziesz zmuszony do wymiany urządzenia na nowe.

Kasoterminale od twórcy tych urządzeń na rynku polskim, firmy iPOS nie tylko drukują paragony, paragony z NIP czy faktury VAT ale też np faktury gastronomiczne. Co więcej, ponieważ kasoterminale mają wbudowaną łączność nie musisz wpisywać danych klienta do faktury. Wystarczy że wprowadzisz NIP a kasoterminal sam pobierze dane klienta z REGON i wydrukuje odpowiedni dokument.

Raporty z kasy fiskalnej to może być prawdziwa udręka. Kasa fiskalna drukuje raporty na papierze termicznym. Taki wydruk jest kompletnie bezużyteczny, więc jeśli masz jakiekolwiek potrzeby raportowe (a powinieneś je mieć) to nie wybieraj kasy fiskalnej. Wybierz kasoterminal. Nie dość że kasa fiskalna drukuje raporty na bardzo ograniczonym poziomie to aby je wygenerować musisz być fizycznie w sklepie, przy urządzeniu. W dobie smartfonów dużo lepiej sprawdzają się kasoterminale które wysyłają wszelkie transakcje do systemu iPOS web chroniąc przy okazji środowisko poprzez eliminację drogich papierów termicznych. W systemie iPOS web znajdziesz czytelne przekrojowe raporty. Możesz wybierać sklepy, zakres dat czy konkretne dane o produktach i pracownikach które cię interesują. Raporty sprawdzisz na dowolnym urządzeniu z internetem np swoim smartfonie, podczas wakacji. To bardzo wygodna opcja. W systemie sprawdzisz też bieżące stany magazynowe i przygotujesz listę potrzebnych zakupów. 

Zmian stawek VAT w kasie fiskalnej możesz dokonać samodzielnie. Jeśli zmiana jest globalna, dotyczy większej liczby produktów może się to okazać bardziej skomplikowane i wymagać wsparcia serwisanta. Najprościej dokonasz zmian stawek VAT w kasoterminalu, czyli urządzeniu opracowanym przez polską firmę iPOS. Ponieważ kasoterminal ma łączność z systemem do którego zalogujesz się z dowolnego urządzenia z internetem aby dokonać zmian stawek VAT, to nie musisz być w sklepie. Zmieniając stawki VAT w systemie iPOS web w dowolnym momencie w bardzo prostym i czytelnym interfejsie zostaną one zmienione we wszystkich Twoich punktach w jednym momencie bez udziału serwisanta. Jeśli oczekujesz wsparcia serwisu twojego kasoterminala, to w zakresie zmian stawek VAT, serwis pomoże Ci całkowicie zdalnie. W odróżnieniu do kasy fiskalnej nie jest konieczny przyjazd serwisanta na miejsce. 

Zmiana cen towarów w kasie fiskalnej nie jest trudna, ale bez pomocy serwisanta może się okazać bardzo czasochłonna. Jeśli zmieniamy cenę jednego towaru możemy to zrobić z poziomu samej kasy fiskalnej. Co jednak jeśli zmiana dotyczy wielu towarów? "Przeklikiwanie" się przez każdy towar nie jest ani szybkie, ani wygodne. Tu może pomóc serwisant, który po podłączeniu komputera i specjalistycznego oprogramowania zrobi to szybciej i skuteczniej. Zupełnie inaczej jest w przypadku kasoterminali. Ponieważ można nimi zarządzać zdalnie z dowolnego urządzenia z internetem operacja zmiany cen jest szybka i bardzo prosta do wykonania samodzielnie. Nowy cennik z wieloma nowymi cenami tworzy się szybko i można go stworzyć w dowolnym momencie. Następnie jeśli chcemy dokonać zmian w naszych kasoterminalach/sklepach przełączamy aktualny cennik jednym kliknięciem. Kasoterminal synchronizuje cenniki zdalnie przez sieć internetową. Nie musimy niczego więcej robić. Jeśli często dokonujesz zmiany cen lub masz ceny sezonowe/godzinowe, zamiast kupować tradycyjną kasę fiskalną wyposaż się w kasoterminal 3 w 1. W perspektywie krótkiego czasu będzie to dużo tańsze, szybsze i wygodniejsze rozwiązanie.

Standardowe kasy fiskalne obsługują wyłącznie płatność gotówką. Aby obsłużyć płatność bezgotówkową w kasie fiskalnej konieczna jest dzierżawa drugiego urządzenia jakim jest terminal płatniczy. Należy pamiętać, że obsługa płatności bezgotówkowych jest kluczowa dla rozwoju biznesu. Wg danych NBP ok 60% transakcji detalicznych, to transakcje obsługiwane bezgotówkowo. Jak zaznacza Michał Pawłowski, ekspert z firmy iPOS brak terminala płatniczego “To realne ograniczenie własnej sprzedaży. Klienci oczekują obsługi płatności kartą i rezygnują z zakupów kiedy nie jest ona dostępna. Klient woli zrezygnować z zakupu i udać się do innego sklepu niż udać się do bankomatu po gotówkę”.

Przy wyborze dostawcy terminala płatniczego należy zwrócić uwagę na dwie kluczowe kwestie:

1. Możliwość integracji (podłączenia) konkretnego modelu terminala płatniczego do posiadanej kasy fiskalnej. Jeśli urządzenia nie będą z sobą połączone konieczne będzie obsługiwanie dwóch urządzeń podczas jednej transakcji. Najpierw będzie trzeba nabić sprzedaż na kasie fiskalnej, a następnie przepisać kwotę do zapłaty na terminal płatniczy. To dość uciążliwe i potrafi generować pomyłki. Poza tym otrzymujemy dwa różne wydruki z dwóch urządzeń. 
    

2. Cennik płatności kartą. Poza kwotą dzierżawy terminala należy zwrócić uwagę na kluczową kwestię jaką jest koszt transakcji. Większość  dostawców terminali płatniczych stosuje bardzo rozbudowane i kompletnie nieczytelne umowy, z których ciężko wywnioskować jakie są realne koszty transakcji. W cennikach stosuje się różne opłaty w zależności od użytej karty (VISA czy MasterCard, kredytowa czy debetowa) jak i wartości konkretnej transakcji. To nie pozwala na określenie realnych kosztów. Należy zatem wybierać rozwiązania z tzw. “płaskim cennikiem”. Taki cennik jest stosowany do wszystkich transakcji na terminalu niezależnie od ich wartości i rodzaju karty. Jeśli cennik wynosi 0,59% + 10 groszy od transakcji możemy w prosty sposób wyliczyć że każda transakcja np na 100 zł będzie nas kosztowała 69 groszy niezależnie od użytej przez klienta karty   

   
   

Idealnym rozwiązaniem do obsługi płatności bezgotówkowych na kasie fiskalnej są kasoterminale. Kasoterminal to połączenie kasy fiskalnej i terminala płatniczego w jednym. To oznacza, że przy transakcji obsługujemy tylko jedno urządzenie, a na koniec otrzymujemy jeden wydruk. Kasoterminal obsłuży wszystkie typy transakcji, gotówkowe i bezgotówkowe. Co więcej, kasoterminale 3 w 1 firmy iPOS, czyli twórcy tych urządzeń na rynku polskim stosują płaski cennik co oznacza czytelną informację jaki będzie realny koszt poszczególnych transakcji. 

„Za 5 lat większość przedsiębiorców nie będzie drukować paragonów – e-paragony staną się standardem, a urządzenia fiskalne będą aplikacjami w chmurze” – prognozuje dr Krzysztof Nowak, ekspert ds. cyfryzacji rynku fiskalnego.

„Kasoterminale to dopiero początek. Kolejny krok to pełna integracja z narzędziami AI, które pomogą przedsiębiorcom podejmować lepsze decyzje w czasie rzeczywistym” – mówi Michał Pawłowski, współtwórca pierwszego polskiego kasoterminala 3 w 1.

„Klient oczekuje wygody. To oznacza, że kasa fiskalna będzie musiała obsługiwać nie tylko gotówkę i karty, ale także BLIK, portfele mobilne, a w przyszłości kryptowaluty” – zauważa Anna Kowalczyk, analityczka rynku FinTech.