Jaka kasa fiskalna do gastronomii?

Kasa fiskalna online czy drukarka fiskalna online? 

Prawda o rozwiązaniach fiskalnych do gastronomii ma słodko-gorzki smak. Można zdecydować się na zwykłą kasę fiskalną online, która wydaje się być opcją pozornie tanią. Kasy są wybierane przez restauratorów głównie ze względu na cenę, jednak wybór ten okupiony jest brakiem podstawowych funkcji, które w gastronomii są niezbędne. W efekcie niedrogi sprzęt może okazać się niewystarczający i ograniczający nawet dla małej gastronomii czy foodtrucka. 

Jeśli nie kasa, to co? Po drugiej stronie znajdziemy systemy gastronomiczne oparte o drukarki fiskalne online - ich zaletą są duże możliwości, jednak gorycz w tego typu rozwiązaniach niesie ze sobą cena - wyposażenie jednego stanowiska to koszt od 6 tys. zł w górę (w systemach gastronomicznych, górna granica cenowa nie istnieje).

Albo tanio i niepraktycznie albo komfortowo i drogo? Niekoniecznie! Można zoptymalizować koszty i znacznie poprawić jakość pracy dzięki kasoterminalom online, które w cenie kasy fiskalnej ze średniej półki cenowej oferują szereg opcji dostępnych jedynie w ramach systemów do gastronomii.

Jakie funkcje gastronomiczne powinna mieć kasa? 

Przy wyborze rozwiązania fiskalnego, do restauracji należy wziąć pod uwagę przede wszystkim potrzeby biznesu, praktyczne zastosowanie oraz to, na ile narzędzie pomoże w procesie zarządzania. Oto 12 funkcji, których powinno dostarczyć urządzenie fiskalne w restauracji.

1. Obsługa kilku paragonów jednocześnie

W lokalu z obsługą stolików niezbędna będzie możliwość pracy na kilku paragonach jednocześnie. Kiedy goście zdecydują się coś domówić, kelner może dodać kolejne pozycje do rachunku, a następnie “zaparkować” bieżący paragon i przejść do obsługi innych klientów. Funkcja jest przydatna także w przypadku składania zamówień przy barze. Kiedy rejestracja sprzedaży jest już rozpoczęta, a nabywca potrzebuje chwili na zastanowienie, można obsłużyć kolejną osobę z kolejki, otwierając drugi paragon. 

3. Płatność kartą 

Przez długi czas urządzenia fiskalne i terminale płatnicze były traktowane jak urządzenia z dwóch różnych światów – niesłusznie, ponieważ ich korelacja jest przecież oczywista. Obecnie na rynku dostępne są rozwiązania 2 w 1 – kasoterminale, będące połączeniem sprzętu fiskalnego i terminala płatniczego. Ich zaletą jest cena – przedsiębiorca kupuje urządzenie na własność, więc nie ponosi kosztów dzierżawy terminala, co daje około 3 tys zł oszczędności w okresie użytkowania urządzenia fiskalnego.

4. Dzielenie należności na różne formy płatności

Zdarza się, że klient chce uregulować część rachunku gotówką, część kartą. Warto dać mu taką możliwość i przyjmować hybrydową płatność w ramach jednego narzędzia, by uniknąć pomyłek. 

5. Łatwe wystawienie faktury 

Faktura wydana od ręki to dziś standard, jednak zwykłe kasy fiskalne nie potrafią dostarczyć tak podstawowej w gastronomii funkcji. Istnieją jednak rozwiązania fiskalne, w których jest to standardem. Kasoterminale do wystawienia faktury potrzebują tylko NIPu klienta. Pozostałe dane pobierają się automatycznie z bazy przedsiębiorców, więc nie ma znaczenia czy klient jest w restauracji po raz pierwszy lub czy zmieniły się jego dane firmowe. Fakturę można opłacić kartą i gotówką na miejscu lub wybrać przelew z terminem płatności. 

6. Rozliczenie stanu gotówki i rozliczenie zmiany

Prowadzenie gastronomii oznacza często pracę zmianową. Opcja obsługi gotówki i raport zmianowy w takim przypadku bardzo się przydaje. Jednak możliwość samego ich wydruku, który łatwo zapodziać, to nie wszystko. Konieczne jest, aby takie informacje były przesyłane automatycznie w czasie rzeczywistym do właściciela lokalu, który w każdym momencie może je zweryfikować zdalnie.

7. Współpraca z wagą 

W przypadku lokali oferujących jedzenie na wagę przyda się z pewnością kasa współpracująca z wagą. Waga powinna przesyłać informacje o gramaturze do urządzenia fiskalnego, które automatycznie przeliczy cenę dania. Dzięki temu eliminowane są potencjalne błędy w odczycie wartości, a kolejka idzie szybko. 

8. Łatwość modyfikacji bazy towarowej kasy 

Gastronomia, jak żaden inny biznes opiera się na sezonowości. Nowe menu oznacza konieczność wprowadzenia nowych pozycji do bazy towarowej urządzenia fiskalnego, a także przypisanie im cen i stawek VAT. Robienie tego na klawiaturze kasy jest niewygodne i czasochłonne, co odczuwalne jest przede wszystkim, kiedy ma się więcej niż jeden lokal. Przy wyborze urządzenia fiskalnego dobrze jest zwrócić uwagę na to, jak wygląda procedura dodawania kolejnych pozycji w kasie. Najbardziej optymalnym rozwiązaniem jest możliwość samodzielnej edycji bazy towarowej z poziomu komputera, bez konieczności podłączania do niego kasy. Nie są do tego niezbędne zaawansowane systemy. Tak działają nowoczesne i kompleksowe rozwiązania fiskalne, które można programować zdalnie przy pomocy platformy przygotowanej dla właściciela biznesu. Umożliwiają one intuicyjną zmianę asortymentu, cen i rabatów itd. Wystarczy w dowolnym miejscu na świecie skorzystać z panelu i dokonać zmian, które zostaną przesłane do znajdującego się w restauracji urządzenia fiskalnego.

9. Stały dostęp do danych sprzedażowych

Analiza danych sprzedażowych jest podstawą w procesie podejmowania decyzji biznesowych. Innowacyjne, a zarazem niedrogie urządzenia fiskalne potrafią wysłać informacje o sprzedaży na telefon lub komputer właściciela. Nie trzeba każdego dnia dzwonić i pytać o utarg czy ilość sprzedanych potraw – wystarczy zalogować się do systemu w dowolnym momencie dnia i w dowolnym miejscu. Umożliwia to pełną kontrolę nad tym, co dzieje się w restauracji – m.in. obserwację sprzedaży, ranking najpopularniejszych dań czy rankingi pracowników, a nawet podgląd każdej wykonanej transakcji. Zaglądając w “e- paragony”, można nie tylko nadzorować personel, ale także obserwować preferencje gości – np. analiza tego, w jaki sposób klienci łączą ze sobą zamawiane dania, pozwoli stworzyć trafną ofertę zestawów. 

10. Obsługa gospodarki magazynowej

Skoro urządzenia fiskalne potrafią prezentować dane o sprzedaży w trybie online, to mogą także informować o dostępności asortymentu na magazynie. Inteligentne systemy uczą się sprzedaży i potrafią przewidzieć zapotrzebowanie na produkty, dbając o to, aby towar nie skończył się w najbardziej nieoczekiwanym momencie. Przyda się także możliwość przeprowadzenia inwentaryzacji czy określenie marży na produkcie. 

11. Receptury

Z gospodarowaniem magazynem łączy się inna, ważna w gastronomii funkcja, czyli receptury. Jak to działa? Kiedy na urządzeniu fiskalnym, sprzedawane jest konkretne danie, składniki, z których wykonane jest potrawa schodzą z magazynu. Proste? A jednak nie każde rozwiązanie do gastronomii to potrafi. Receptury pozwalają trzymać w ryzach stan zatowarowania i lepiej planować dostawy półproduktów czy surowców. 

12. Wygodny ekran

W gastronomii liczy się dynamika obsługi i wygoda personelu, który często pracuje pod presją czasu. Trudno  weryfikować poprawność działań na wąskim wyświetlaczu, nawigując samą tylko klawiaturą. Pracę bardzo ułatwia dotykowy, większy ekran i kafelkowy interfejs ze zdjęciami produktów.

13. Łączność dla kasy online

Wprowadzenie kas online niesie ze sobą kolejne obowiązki, które spoczywają na przedsiębiorcy. Należy do nich m.in. zapewnienie dostępu internetu dla urządzenia fiskalnego. W przypadku biznesów stacjonarnych nie stanowi to większego zagadnienia. Problem pojawić się może natomiast w budkach czy foodtruckach, które świadczą usługi sezonowo. W takim przypadku, aby zoptymalizować koszty dobrze jest zdecydować się na sprzęt fiskalny z wbudowaną łącznością w cenie.

Wydruki mogą usprawnić także pracę w mniejszych punktach, np. w foodtruckach. Tu największą bolączką jest brak miejsca na drukarkę bonową oraz niestabilna łączność internetowa, dlatego właściciele przyczep często rezygnują z tej opcji kosztem sprawnej obsługi klientów. Z pomocą przychodzą urządzenia fiskalne, które realizują funkcję zamówień kuchennych na dwa sposoby:

• przy współpracy z zewnętrzną drukarką bonową
• lub samodzielnie, bez potrzeby użycia boniarki - w tym przypadku wydruk nastąpi z wewnętrznej drukarki (tej samej, która generuje np. paragony)

15. System przywoławczy

W lokalach z samoobsługą przydaje się system przywoławczy zintegrowany z wydrukami kuchennymi. Najpopularniejsze opcje to pagery lub numerki zamówień umieszczone na końcu paragonu. Dostępne na rynku rozwiązania nie wymagają szerokiej integracji w tym zakresie i mogą działać na prostej zasadzie.

• PAGERY: Urządzenie fiskalne przed zakończeniem paragonu zapyta o numer pagera, który wydajesz klientowi. Następnie rozliczasz się z klientem oraz generujesz zamówienie kuchenne z numerem przekazanego pagera. Kiedy danie trafia na wydawkę, wystarczy "przywołać" klienta przy pomocy pagera. 

• NUMERY ZAMÓWIEŃ: Po zarejestrowaniu sprzedaży i rozliczeniu z klientem, wraz z paragonem drukowany jest nadawany kolejno numer zamówienia. Następnie na kuchnię trafia wydruk zawierający ten numer oraz listę dań do przygotowania. Kiedy potrawa jest gotowa do odbioru wystarczy wyświetlić lub wypowiedzieć liczbę przyporządkowaną do zamówienia. 

Co wybrać?

Najistotniejsze w biznesie gastronomicznym jest sprawne planowanie oraz pełna kontrola nad tym, co dzieje się w lokalu. Od dobrego managera wymaga się, by lokal był dobrze zarządzany, a obsługa sprawna. Tego samego należy wymagać od urządzenia fiskalnego, które powinno przekazywać restauratorom raporty o sprzedaży, magazynie i transakcjach w czasie rzeczywistym. Dynamika prowadzenia gastronomii wymaga, aby takie dane dostępne były online, dzięki czemu zarządzanie biznesem będzie możliwe na odległość, o każdej porze dnia i nocy. Ma to duże znaczenie zwłaszcza w przypadku prowadzenia kilku punktów. Rozwiązania fiskalne powinny być również kompleksowe i przyjmować wszystkie formy płatności – gotówkę, kartę, płatność telefonem, a w przypadku faktury, również przelew.

Zwykłe kasy fiskalne, choć z pozoru tanie, nie odpowiadają na specyficzne potrzeby w branży HoReCa. Jednak, aby korzystać z niezbędnych w gastronomii funkcji nie trzeba inwestować kilku czy nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych w duże, skomplikowane systemy POS. Nowoczesne stanowisko kasowe obsługujące płatności bezgotówkowe można mieć w cenie zwykłej kasy fiskalnej.