Polski Ład a kasy fiskalne i terminale. Kompendium wiedzy

• Pomoże zrozumieć przepisy i się do nich przygotować.
• Zawiera wskazówki, jak uniknąć niepotrzebnych kosztów.
• Pozwoli odpowiedzieć na pytanie - czy Twoja kasa fiskalna jest zgodna z Polskim Ładem?

Polski Ład - jakie obowiązki i od kiedy?

Przedsiębiorców czekają dwa obowiązki dotyczące kas rejestrujących i terminali płatniczych:

• Od 1.01.2022 przedsiębiorca musi udostępnić klientowi zapłatę za pomocą instrumentu płatniczego - innymi słowy w niemal każdym punkcie handlowym i usługowym będzie trzeba udostępnić możliwość płatności bezgotówkowej. Zmiana dotyczy wszystkich przedsiębiorców, którzy muszą korzystać z urządzeń fiskalnych (zarówno tych online, jak i tych nie oline'owych).
   
• Dodatkowe obowiązki czekają punkty handlowe i usługowe, które pracują na kasach online i terminalach płatniczych. W takim przypadku kasy online będą musiały być zintegrowane z terminalami płatniczymi w określony sposób - ten obowiązek wejdzie w życie 1.07.2022 r. 

Obowiązkowe płatności bezgotówkowe

Co to jest instrument płatniczy? 

“Instrument płatniczy to zindywidualizowane urządzenie lub uzgodniony przez użytkownika i dostawcę zbiór procedur, wykorzystywane przez użytkownika do złożenia zlecenia płatniczego” - tak brzmi oficjalna definicja, która jest szeroka i niezbyt przejrzysta. Generalnie w nowych przepisach Polskiego Ładu chodzi o to, że przedsiębiorca oprócz zapłaty w formie gotówki ma obowiązek zaoferowania klientowi przynajmniej jednej możliwości rozliczenia w formie bezgotówkowej - np. przy pomocy terminala płatniczego, przelewu, płatności BLIK. 

Kogo dotyczy obowiązek?

Wszystkich przedsiębiorców, którzy muszą korzystać z kas rejestrujących. Dotyczy to zarówno urządzeń fiskalnych online, jak i urządzeń z kopią elektroniczną. 

Czy dotyczy to także sprzedaży mobilnej i usług świadczonych mobilnie? 

Tak. Przepisy mówią, że: „przedsiębiorca zapewnia możliwość dokonywania zapłaty [instrumentem płatniczym] w każdym miejscu, w którym działalność gospodarcza jest faktycznie wykonywana, w szczególności w lokalu, poza lokalem przedsiębiorstwa lub w pojeździe wykorzystywanym do świadczenia usług transportu pasażerskiego.” 

Innymi słowy - możliwość zapłaty bezgotówkowej należy zapewnić wszędzie tam, gdzie prowadzona jest sprzedaż - zarówno stacjonarnie, jak i mobilnie. 

→ Zobacz mobilny kasoterminal

Co oznacza ten obowiązek w praktyce? 

Najprościej mówiąc - ze sklepów i punktów usługowych będą musiały zniknąć na zawsze kartki z napisem „płatność tylko gotówką”. Jeśli musisz rejestrować sprzedaż na urządzeniu fiskalnym, od 1.01.2022 nie możesz odmówić klientowi zapłaty w formie bezgotówkowej. Twoim obowiązkiem będzie zaproponowanie przynajmniej jednej realnej możliwości płatności bezgotówkowej. Należy pamiętać o tym, że płatność ta również będzie musiała być zarejestrowana na urządzeniu fiskalnym. 

Czy płatność gotówką będzie zakazana? 

Oczywiście nie. Gotówka jest pełnoprawną metodą płatności. Co więcej, w październiku 2021, weszła w życie ustawa, która nie pozwala sprzedawcy odmówić przyjęcia płatności w gotówce. 

Czy od 1.01.2022, będzie konieczne zainstalowanie terminala płatniczego? 

Nie do końca. Obowiązkowe będzie udostępnienie zapłaty “instrumentem płatniczym”, czyli bezgotówkowej formy płatności w dowolnej formie - przelewu, płatności kartą, BLIKiem itd. Bądź co bądź, najprostszą, najmniej problematyczną i najbezpieczniejszą opcją będzie po prostu instalacja terminala płatniczego. Trudno sobie wyobrazić, że np. w sklepie spożywczym czy u „pana kanapki” będziemy płacić za zakupy przelewem.

Czy za brak "instrumentu płatniczego" przewidziane są jakieś kary? 

Urzędy zapowiadają kontrole, zatem warto udostępnić taką możliwość zapłaty bezgotówkowej, którą łatwo jest udowodnić. Sankcje i kary finansowe nie są zdefiniowane w przepisach. Niemniej jednak przedstawiciele MF w wypowiedziach do mediów sugerują, że firmy, które nie zastosują się do nowego obowiązku mogą spodziewać się „większego zainteresowania ze strony fiskusa”. W „Polskim Ładzie” przewidziano, że podmioty, które nie spełnią wymogu zapewnienia płatności „instrumentem płatniczym” nie mogą ubiegać się o zwrot podatku VAT wynikający z „szybkiej ścieżki” wprowadzonej w nowych przepisach. 

Kasy fiskalne online obowiązkowo zintegrowane z terminalem

Wiemy, że brzmi skomplikowanie - chodzi o to, żeby wszystkie modele kas fiskalnych online na rynku mogły być połączone z terminalami płatniczymi w taki sam, uniwersalny sposób, który określają przepisy. Obowiązek ten dotyczy wyłącznie kas fiskalnych online, czyli tych wysyłających dane do Centralnego Rejestr Kas. 

Czy przez Polski Ład trzeba wymieniać kasę rejestrującą online na nowy model? / Czy moja kasa fiskalna jest zgodna z Polskim Ładem? 

Uspokajamy - nie ma potrzeby wymiany kas rejestrujących online. Wymiany mogą potrzebować natomiast terminale płatnicze. Jak to możliwe?

Zacznijmy od urządzeń fiskalnych. Praktycznie rzecz ujmując kasy rejestrujące online dzielimy na 3 typy - kasy fiskalne online , drukarki fiskalne online i kasy w formie oprogramowania (wirtualne). 

• Kasy fiskalne online - raczej nie będzie potrzebna ich wymiana, ponieważ wszystkie tego typu urządzenia dopuszczone do obrotu mają ujednolicony protokół komunikacji. Taka integracja była jednym z wymogów homologacyjnych. Nie trzeba zatem kupować nowego urządzenia,  ponieważ działa ono zgodnie z życzeniem ustawodawcy. Gdzie zatem tkwi problem? Pierwszy z nich w terminalach płatniczych - otóż nie wszystkie urządzenia do przyjmowania płatności są przystosowane do tego, aby współpracować z kasami fiskalnymi online w taki sposób, jak zostało to ujęte w przepisach. Może się zatem okazać, że to nie kasa, a terminal płatniczy będzie wymagał wymiany. Druga kwestia dotyczy współpracy sprzętów - może się bowiem zdarzyć, że zarówno kasa online, jak i terminal są wyposażone w odpowiedni protokół komunikacji, ale dane modele nie będą ze sobą współpracować, tak jak życzy sobie ustawodawca. W takiej sytuacji tańszą opcją będzie wymiana terminala płatniczego.  
  TIP: Jeśli posiadasz zwykłą kasę fiskalną online, tutaj sprawdzisz czy model Twojego urządzenia jest odpowiednio zintegrowany z terminalem płatniczym, którym się posługujesz. 
   
• Drukarki fiskalne online - nie będą podlegać wymianie ani konieczności specyficznego połączenia z sprzętem do przyjmowania płatności. Systemy oparte o drukarki fiskalne są dużo bardziej zaawansowane od kas fiskalnych, a integracja terminala w tego typu rozwiązaniach przebiega w inny sposób, niż w przypadku prostej kasy. W obecnym kształcie przepisów Polskiego Ładu nie ma zatem obowiązku integracji terminali z drukarkami fiskalnymi online w określony sposób. 
   
• Kasy w formie oprogramowania - w tych rozwiązaniach kasa fiskalna to po prostu aplikacja, która może być zainstalowana w teorii na dowolnym urządzeniu, np. na smartfonie czy terminalu płatniczym. No właśnie, w teorii, bo.. Jak zintegrować smartfona z terminalem płatniczym? Na szczęście użytkownicy kas wirtualnych nie mają tego problemu, ponieważ jak dotąd jedyną kasą wirtualną do zastosowania ogólnego jest iPOS pocket - aplikacja fiskalna stworzona na terminal płatniczy. Bazą dla oprogramowania jest urządzenie do przyjmowania płatności, zatem w tym konkretnym rozwiązaniu z definicji część fiskalna jest zintegrowana z terminalem.

          → DOWIEDZ SIĘ WIĘCEJ O KASIE WURTUALNEJ NA TERMINALU

Podsumowując:

• użytkowników drukarek fiskalnych online i kas wirtualnych na terminalu płatniczym integracja nie dotyczy, więc nie muszą się oni martwić ewentualną wymianą terminala
   
• przedsiębiorcy, którzy korzystają z kas fiskalnych online i terminali płatniczych powinni przed 1.07.2022 skontaktować się z operatorem płatności, aby upewnić się, że terminal jest zintegrowany z urządzeniem fiskalnym w stosowny sposób. Jeśli terminal nie jest przygotowany na taką integrację niezbędna będzie jego wymiana. 

Kasoterminale są zgodne z Polskim Ładem

W najlepszej sytuacji są użytkownicy kasoterminali. Kasoterminal to przecież z założenia urządzenie fiskalne i terminal w jednym. Te rozwiązania są homologowane jako drukarki fiskalne online lub jako kasy w form zatem specyficzne wymogi integracyjne, które odnoszą się wyłącznie do kas fiskalnych online nie dotyczą kasoterminali online.

Polski Ład a gastronomia

Zapisom w Polskim Ładzie powinni przyjrzeć się głównie właściciele gastronomii. Dlaczego? 

• Po pierwsze ze względu na obowiązek stosowania urządzeń fiskalnych online, a co za tym idzie konieczność integracji z terminalem płatniczym. Restauracje, które wybrały systemy oparte o drukarki fiskalne online nie muszą martwić się o integrację. Niestety, Ci którzy wybrali kasy fiskalne powinni upewnić się, że ich terminal płatniczy jest zgodny z oczekiwaniami Polskiego Ładu. 
   
• Po drugie ze względu na realizowanie dowozów. Tu sytuacja jest bardziej skomplikowana. Obecnie w przypadku zamówienia z płatnością przy odbiorze dostawca jedzie do klienta z posiłkiem, terminalem i… gotowym paragonem. Nie jest to zgodne z obowiązującymi już od dawna przepisami, wg których paragon powinien być wydany w momencie zapłaty. Oczywiście ma to miejsce, ponieważ wożenie ze sobą nawet mobilnej kasy fiskalnej i osobnego terminala byłoby dla dostawcy bardzo nieporęczne i skomplikowałoby pracę powodując opóźnienia. 

Ze względu na poniższe czynniki, sytuacja w restauracjach realizujących dowozy wydaje się być patowa: 

• paragon powinien być wydany w momencie przyjęcia zapłaty
• konieczność wprowadzenia bezgotówkowej formy płatności stanie się obowiązkowe, a  najwygodniejsze dla dostawcy jest korzystanie z terminala
• kasa fiskalna online musi być zintegrowana z terminalem, a zastosowanie drukarki fiskalnej w dowozie jest kuriozalnym pomysłem

Jedynym sensownym rozwiązaniem w tej sytuacji jest zastosowanie kasoterminala stacjonarnego w lokalu oraz kasoterminala mobilnego (kasy wirtualnej na terminalu płatniczym) dla dostawców. Dostawca wyposażony w mobilny kasoterminal ma możliwość przyjęcia płatności kartą lub gotówką. Niezależnie od wybranej metody płatności kurier na miejscu wystawi paragon lub fakturę z poziomu fiskalnego terminala. Wszystko na jednym, poręcznym urządzeniu z wbudowaną łącznością i wytrzymałą baterią. Dzięki temu spełniane są wszystkie obowiązki - rejestracja  sprzedaży na kasie online, udostępnienie bezgotówkowej formy płatności i wydruk paragonu fiskalnego. Co więcej szczegółowe informacje o transakcji wysyłane są bezpośrednio do właściciela restauracji, który może kontrolować pracę dostawcy.

→ Zobacz system POS, który nie tylko jest zgodny z Polskim Ładem, ale przede wszystkim pozwoli poprowadzić rentowny biznes gastronomiczny. 

Co wybrać otwierając pierwszy biznes?

Jeśli otwierasz biznes, możesz upiec dwie pieczenie na jednym ogniu wybierając kasoterminal - nowoczesne rozwiązanie 2w1. Dzięki niemu spełnisz wymóg fiskalizacji oraz zapewnisz najwygodniejszą, najbezpieczniejszą oraz w pełni zintegrowaną bezgotówkową formę płatności.