Darmowa aplikacja Ministerstwa Finansów zamiast kasy fiskalnej? sprawdź, czego może zabraknąć

Wystawienie paragonu jest obowiązkowym elementem transakcji. Nie jest jednak całym procesem sprzedaży.

Sprzedawca musi znaleźć właściwy produkt, wybrać stawkę VAT, przyjąć płatność, wydać dokument, rozliczyć pracownika, zaktualizować stan magazynowy i przekazać dane do raportów.

Właściciel firmy chce natomiast wiedzieć:

• ile sprzedał,
• na czym zarobił najwięcej,
• którego produktu zaczyna brakować,
• jaką marżę osiąga,
• który pracownik przeprowadził transakcję,
• jak radzi sobie drugi punkt,
• czy płatność kartą została prawidłowo powiązana z paragonem.

Czy darmowa aplikacja Ministerstwa Finansów zapewni wszystkie te funkcje?

Na obecnym etapie tego nie wiadomo.

I nie jest to zarzut wobec Ministerstwa Finansów. To zwykła konsekwencja faktu, że pełna wersja rozwiązania nie została jeszcze zaprezentowana.

Przedsiębiorca nie powinien więc porównywać funkcjonalności  działającego systemu sprzedażowego z zapowiedzią darmowej aplikacji. Powinien porównać całkowity koszt i funkcjonalność kompletnego stanowiska sprzedaży.

Hasło „kasa fiskalna w telefonie” brzmi nowocześnie. W praktyce oznacza jednak, że podstawowe narzędzie do prowadzenia sprzedaży może działać na urządzeniu, które nie zostało zaprojektowane do tego celu.

Telefon typu “Smartfon” może:

• zostać zgubiony lub skradziony,
• upaść i rozbić ekran,
• zostać zalany,
• rozładować się w godzinach największego ruchu,
• stracić dostęp do internetu,
• nie mieć miejsca na kolejną aktualizację,
• odmówić współpracy po zmianie systemu operacyjnego.

Co w takiej sytuacji zrobi przedsiębiorca?

Przerwie sprzedaż? Wyśle pracownika po ładowarkę? Zainstaluje aplikację fiskalną na prywatnym telefonie kasjera? A może przekaże pracownikom własny smartfon razem z dostępem do wiadomości, zdjęć, bankowości i innych prywatnych aplikacji?

Prywatny telefon jest urządzeniem wielofunkcyjnym. Ktoś może zadzwonić podczas finalizowania transakcji. Na ekranie mogą pojawić się prywatne powiadomienia. Pracownik może przypadkowo zamknąć aplikację albo zmienić jej ustawienia. Natomiast zakup osobnego smartfona do obsługi sprzedaży wiążę się z wysokimi, dodatkwymi kosztami, większymi niż wynajem terminala płatniczego z zainstalowaną wirtualną kasą fiskalną.

Kasoterminale 3 w 1 które zdominowały rynek w ostatnich latach i skutecznie zastąpiły zwykłe kasy fiskalne bez wartości dodanej są narzędziem stworzonym i przeznaczonym do obsługi sprzedaży. Mobilne modele mają własny ekran, baterię i odpowiednie rodzaje łączności. Generują obowiązkowe wydruki, mają wbudowany zasięg GSM w cenie. Są tańsze od smartfonów i mają wszystko czego potrzeba do obsługi sprzedaży. Przykładowo iPOS pospay2 ma wbudowane Wi-Fi i GSM (w cenie!), umożliwia całodzienną pracę mobilną oraz łączy kasę fiskalną online z terminalem płatniczym.

Telefon również może działać na baterii. Różnica polega na tym, że kasoterminal służy firmie, a nie jednocześnie właścicielowi, jego rodzinie, komunikatorom, mediom społecznościowym i prywatnej bankowości.

Telefon może uruchomić aplikację do paragonów. Kasoterminal został stworzony po to, aby obsługiwać sprzedaż.

Elektroniczny paragon jest wygodny, ekologiczny i trudniej go zgubić. Nie każdy klient będzie jednak chciał, lub mógł otrzymać dowód zakupu wyłącznie w formie cyfrowej.

Niektórzy kupujący nie mają aplikacji do odbierania e-paragonów. Inni nie chcą skanować kodu QR, podawać identyfikatora ani korzystać ze smartfona podczas zakupów. Są również klienci, którzy po prostu wolą otrzymać tradycyjny wydruk. Co z wykluczeniem cyfrowym osób starszych?

W obecnie działającym systemie e-Paragonów Ministerstwo Finansów informuje, że klient musi otrzymać papierowy paragon. Przekazanie e-paragonu następuje natomiast wtedy, gdy kupujący i sprzedający zgodzą się co do zamiany papierowego wydruku na  dokument elektroniczny.

Jak dokładnie zostanie rozwiązana ta kwestia w nowej aplikacji MF? Tego jeszcze nie wiemy.

Wiemy natomiast jedno: sam telefon nie drukuje paragonów.

Jeżeli przedsiębiorca będzie musiał zapewnić klientowi możliwość otrzymania papierowego dokumentu, prawdopodobnie potrzebne będzie dodatkowe urządzenie drukujące zgodne z nowym systemem.

A to oznacza:

• zakup drukarki,
• jej konfigurację,
• zapewnienie papieru,
• ładowanie lub podłączenie do zasilania,
• kontrolowanie połączenia z telefonem,
• kolejne urządzenie narażone na awarię.

Do aplikacji może być także potrzebny osobny terminal płatniczy. W rezultacie „darmowa kasa fiskalna w telefonie” może oznaczać korzystanie z telefonu, terminala i drukarki, które trzeba oddzielnie konfigurować, ładować i serwisować.

Kasoterminale takie jak iPOS pospay2, iPOS evo i iPOS vero czy wirtualne kasy fiskalne iPOS pocket, iPOS lite czy iPOS ultra łączą kasę fiskalną online z terminalem płatniczym oraz umożliwiają wydruk paragonów i faktur VAT. Sprzedawca nie musi więc zastanawiać się, jak połączyć aplikację z kolejnymi urządzeniami.

Klient chce e-paragon? Można rozwijać cyfrową obsługę.

Klient chce papierowy dokument? Kasoterminal jest przygotowany również na tę sytuację.

Nowoczesność nie polega na odebraniu klientowi wyboru. Polega na możliwości sprawnej obsługi każdego klienta.

W wielu firmach kasa fiskalna i terminal płatniczy nadal działają jako dwa oddzielne urządzenia.

Sprzedawca najpierw rejestruje sprzedaż na kasie, a następnie ręcznie przepisuje kwotę na terminal. Wystarczy jedna pomylona cyfra, aby wartość płatności nie zgadzała się z paragonem.

Czy darmowa aplikacja Ministerstwa Finansów automatycznie połączy kwotę paragonu z dowolnym terminalem płatniczym? Tego również jeszcze nie wiadomo.

W kasoterminalu iPOS kasa fiskalna, terminal płatniczy i aplikacja sprzedażowa działają jako jedno rozwiązanie. Kwoty nie trzeba ręcznie przepisywać. System obsługuje płatności kartą, telefonem, BLIK-iem oraz transakcje gotówkowe.

To skraca obsługę klienta i ogranicza ryzyko błędu.

Przy kilku transakcjach dziennie różnica może wydawać się niewielka. Przy kilkudziesięciu lub kilkuset paragonach każda niepotrzebna czynność oznacza stracony czas, dłuższą kolejkę i większe prawdopodobieństwo pomyłki.

Pizza to nie tylko pozycja na paragonie. To również mąka, ser, sos, dodatki i opakowanie.

Kiedy sprzedawca rejestruje kolejną pizzę, właściciel lokalu powinien wiedzieć, jak zmienia się stan magazynowy składników. Powinien również móc sprawdzić koszt przygotowania dania i jego marżowość.

iPOS web umożliwia tworzenie receptur składających się z wcześniej skonfigurowanych produktów. Do dania można przypisać konkretne składniki oraz określić ilość każdego składnika przypadającą na porcję. Pozwala to kontrolować stany magazynowe produktów wykorzystywanych do przygotowywania dań. Funkcja jest dostępna w określonych taryfach iPOS.

To różnica między informacją:

„Sprzedano jedną pizzę”

a informacją:

„Sprzedano jedną pizzę, zużyto określoną ilość składników, stan magazynowy został zaktualizowany, a właściciel może sprawdzić rentowność produktu”.

Czy zapowiadana aplikacja MF będzie obsługiwać receptury gastronomiczne, warianty produktów, dodatki i rozchód składników?

Na razie nie ma takich informacji.

I trudno mieć o to pretensje. Zadaniem aplikacji fiskalnej może być przecież przede wszystkim rejestrowanie sprzedaży zgodnie z wymaganiami administracji.

Przedsiębiorca potrzebuje jednak czegoś więcej niż narzędzia odpowiadającego na potrzeby urzędu. Potrzebuje systemu odpowiadającego na potrzeby biznesu.

Załóżmy, że firma sprzedała dziś towary za 10 tysięcy złotych.

Czy to dobry wynik?

Sam obrót nie daje odpowiedzi. Trzeba jeszcze wiedzieć:

• jakie produkty wygenerowały sprzedaż,
• ile firma na nich zarobi,
• jaką osiągnęła marżę,
• czego zaczyna brakować,
• co należy ponownie zamówić,
• które towary od dawna zalegają w magazynie.

iPOS oferuje funkcje związane z gospodarką magazynową, wprowadzaniem dostaw, inwentaryzacją, kontrolowaniem stanów i sprawdzaniem marżowości. Właściciel może także kontrolować wyniki sprzedaży z poziomu iPOS web, logując się na telefonie, tablecie lub komputerze.

Darmowa aplikacja może wystawić paragon, ale jeżeli nie zapewni funkcji sprzedażowych i magazynowych, przedsiębiorca będzie potrzebował kolejnego programu.

Następnie trzeba będzie sprawdzić, czy program magazynowy komunikuje się z aplikacją fiskalną. Później może dojść osobne narzędzie do raportowania, system pracowniczy i terminal płatniczy.

Z jednej darmowej aplikacji szybko może powstać układ kilku niezależnych rozwiązań.

Czy wszystkie będą ze sobą współpracować?

Czy dane będą się automatycznie synchronizować?

Kto pomoże, jeżeli jeden z elementów przestanie działać?

Właściciel firmy nie zawsze znajduje się przy kasie.

Może prowadzić drugi lokal, spotykać się z dostawcą, rozmawiać z księgowością albo mieć dzień wolny. Nadal chce jednak wiedzieć, co dzieje się w firmie.

iPOS web pozwala między innymi:

• sprawdzać bieżące wyniki sprzedaży,
• analizować popularność produktów,
• kontrolować sposoby płatności,
• zdalnie dodawać asortyment i zmieniać ceny,
• zarządzać uprawnieniami pracowników,
• przesyłać dane do różnych punktów sprzedaży,
• udostępniać określone informacje księgowości.

Aplikacja, która wyłącznie fiskalizuje transakcję, może powiedzieć, że paragon został wystawiony.

System sprzedażowy powinien również powiedzieć właścicielowi, co ten paragon oznacza dla jego firmy.

Technologia może zawieść niezależnie od tego, czy jest darmowa, czy płatna.

Ważne jest więc nie tylko to, czy wystąpi problem, ale również to, kto pomoże go rozwiązać.

Kto skonfiguruje urządzenie?

Kto przeprowadzi fiskalizację?

Kto pomoże dodać produkty i stawki VAT?

Do kogo zadzwoni przedsiębiorca, gdy nie może wystawić paragonu w sobotę wieczorem?

Jak długo firma może pozwolić sobie na przerwę w sprzedaży?

W ramach rozwiązania iPOS przedsiębiorca otrzymuje możliwość przeprowadzenia fiskalizacji przez serwisanta, wsparcie konsultantów, opiekę serwisową oraz aktualizacje systemu.

Dopóki nie zostanie przedstawiony szczegółowy model wsparcia nowej aplikacji Ministerstwa Finansów, nie wiadomo, jak będzie wyglądała pomoc dla przedsiębiorców korzystających z tego rozwiązania.

Warto o tym pamiętać, ponieważ koszt awarii nie jest równy cenie aplikacji.

Koszt awarii to wartość sprzedaży, której firma nie może w tym czasie przeprowadzić.

Samo pobranie aplikacji może być bezpłatne. To jednak nie oznacza, że kompletne stanowisko sprzedażowe również nic nie będzie kosztować.

Przedsiębiorca może potrzebować:

• odpowiedniego telefonu lub tabletu,
• urządzenia zapasowego,
• terminala płatniczego,
• drukarki do paragonów,
• programu magazynowego,
• systemu do analizowania sprzedaży,
• rozwiązania do zarządzania pracownikami,
• dodatkowej transmisji danych,
• integracji pomiędzy poszczególnymi narzędziami.

Do tego dochodzi czas potrzebny na konfigurację, aktualizowanie kilku systemów, szkolenie pracowników i szukanie pomocy u różnych dostawców.

Dlatego najważniejsze pytanie nie brzmi:

„Czy aplikacja do wystawiania paragonów jest darmowa?”

Powinno brzmieć:

„Ile kosztuje mnie kompletne, sprawnie działające stanowisko sprzedażowe?”

Kasoterminal iPOS nie konkuruje z aplikacją Ministerstwa Finansów samą ceną. To nie jest wyłącznie program do fiskalizacji.

To połączenie urządzenia fiskalnego, terminala płatniczego, aplikacji sprzedażowej oraz systemu do zarządzania firmą.

Argument „darmowa aplikacja nic nie kosztuje” może wydawać się szczególnie przekonujący dla przedsiębiorcy, który dopiero otwiera działalność. Czy oznacza to jednak, że alternatywą musi być duży, jednorazowy wydatek na kompletny system sprzedażowy?

Nie.

iPOS pozwala dobrać sposób finansowania do etapu rozwoju firmy, jej budżetu i planów. Przedsiębiorca nie musi rezygnować z terminala płatniczego, drukowania paragonów, aplikacji sprzedażowej oraz dostępu do raportów tylko dlatego, że nie chce na początku zamrażać większej kwoty.

Najem iPOS już od 79 zł miesięcznie (dla iPOS pocket2)

Najem pozwala rozpocząć korzystanie z kasoterminala bez ponoszenia pełnego kosztu urządzenia na początku działalności. W przypadku mobilnego iPOS pocket2 z taryfą Starter miesięczny koszt najmu może zaczynać się od 79 zł, przy umowie zawieranej na 36 miesięcy. Oferta ta dotyczy kasy wirtualnej przeznaczonej dla branż uprawnionych do korzystania z tego rodzaju fiskalizacji, między innymi wybranych działalności HoReCa.

Co przedsiębiorca otrzymuje w tej cenie?

Nie samą aplikację do wpisania kwoty paragonu, lecz rozwiązanie łączące kasę fiskalną, terminal płatniczy i system sprzedażowy. W zależności od wybranej taryfy może również korzystać z raportów, zarządzania produktami i dodatkowych funkcji wspierających prowadzenie firmy.

Warto więc porównać miesięczną opłatę nie z ceną pobrania aplikacji, ale z kosztem całego zestawu, który przedsiębiorca musiałby skompletować oddzielnie:

• telefonu lub tabletu przeznaczonego do sprzedaży,
• terminala płatniczego,
• urządzenia umożliwiającego drukowanie dokumentów,
• programu do obsługi produktów,
• systemu raportowego,
• wsparcia technicznego.

Czy kilkadziesiąt złotych miesięcznie za gotowe stanowisko sprzedażowe rzeczywiście jest wysokim kosztem, jeżeli może ograniczyć błędy, skrócić kolejki i uchronić firmę przed przestojem?

Zakup na własność – zapłać raz i korzystaj z własnego urządzenia

Przedsiębiorcy, którzy wolą posiadać sprzęt na własność, mogą kupić wybrany kasoterminal, opłacając zamówienie jednorazowo. Po zakupie urządzenie staje się składnikiem wyposażenia firmy i może służyć jej przez kolejne lata. Oficjalny cennik iPOS przewiduje zarówno najem kasoterminala na 36 miesięcy, jak i jednorazową płatność za urządzenie.

Takie rozwiązanie może być atrakcyjne dla stabilnie działających firm, które chcą ograniczyć długoterminowe zobowiązania i od początku korzystać z własnego sprzętu.

Raty lub leasing – kompletny system bez obciążania bieżącej płynności

Między najmem a jednorazowym zakupem istnieje również trzecia możliwość: rozłożenie kosztu w czasie. W aktualnym cenniku iPOS zakup można podzielić na 18 rat, a sklep iPOS przewiduje także możliwość skorzystania z leasingu dla zamówień spełniających warunki finansowania.

Dzięki temu przedsiębiorca może:

• od początku korzystać z kompletnego systemu sprzedażowego,
• zachować środki na zatowarowanie, marketing lub wyposażenie lokalu,
• rozłożyć inwestycję na przewidywane miesięczne płatności,
• dobrać formę finansowania do sytuacji podatkowej i finansowej firmy.

Najem, zakup na własność, raty czy leasing?

Nie ma jednej odpowiedzi dobrej dla każdego przedsiębiorcy. I właśnie na tym polega przewaga elastycznej oferty: firma wybiera model, który odpowiada jej możliwościom, zamiast dopasowywać cały biznes do ograniczeń jednego narzędzia.

Darmowa aplikacja może nie wymagać opłaty przy pobraniu. Jeżeli jednak później trzeba dokupić telefon, terminal, drukarkę i dodatkowe oprogramowanie, początkowa oszczędność szybko może okazać się pozorna.

W iPOS przedsiębiorca od początku wie, że wybiera kompletne rozwiązanie i może zdecydować, w jaki sposób chce za nie zapłacić.

Od najmu zaczynającego się od 79 zł miesięcznie, przez zakup urządzenia na własność, aż po raty lub leasing – profesjonalny system sprzedażowy nie musi oznaczać dużego jednorazowego wydatku.

Przyszła darmowa aplikacja do wystawiania paragonów może być dobrym rozwiązaniem dla przedsiębiorcy, który:

• wystawia niewiele paragonów,
• sprzedaje ograniczoną liczbę usług,
• nie potrzebuje rozbudowanej bazy produktów,
• nie prowadzi magazynu,
• nie zatrudnia pracowników,
• nie zarządza kilkoma punktami,
• nie potrzebuje zaawansowanych raportów,
• jest gotowy oddzielnie rozwiązać kwestię płatności i ewentualnego wydruku.

W prostym modelu biznesowym podstawowe narzędzie może być wystarczające.

Jednak wraz ze wzrostem firmy rośnie liczba produktów, transakcji, pracowników i procesów. Wtedy możliwość wystawienia paragonu przestaje być przewagą.

Staje się absolutnym minimum.

Na ostateczną ocenę rządowej aplikacji trzeba poczekać do momentu przedstawienia pełnej specyfikacji, regulaminu, kompatybilnych urządzeń, zakresu funkcji i modelu wsparcia.

Już teraz można jednak rozdzielić dwie potrzeby.

Potrzebujesz wyłącznie narzędzia do wystawiania prostych paragonów?

Darmowa aplikacja Ministerstwa Finansów może w przyszłości okazać się wystarczająca.

Potrzebujesz kompletnego systemu do prowadzenia sprzedaży?

Wybierz rozwiązanie, które obsługuje fiskalizację, płatności, wydruk dokumentów, bazę produktów, właściwe stawki VAT, magazyn, receptury, pracowników, raporty oraz zdalne zarządzanie firmą.

Zanim wybierzesz kasę fiskalną w telefonie, odpowiedz sobie na kilka pytań:

1. Co zrobię, jeżeli telefon zostanie zgubiony, rozładowany lub uszkodzony?
2. Czy chcę przekazywać prywatny telefon pracownikom?
3. Jak wydam paragon klientowi, który nie chce wersji elektronicznej?
4. Czy będę potrzebować osobnej drukarki?
5. Czy aplikacja połączy się bezpośrednio z terminalem płatniczym?
6. Czy łatwo przypiszę różne stawki VAT do poszczególnych produktów?
7. Czy system obsłuży gastronomiczne receptury i składniki?
8. Czy sprzedaż automatycznie zaktualizuje stan magazynowy?
9. Czy sprawdzę wyniki firmy z dowolnego miejsca?
10. Kto pomoże mi, kiedy system przestanie działać?

Jeżeli większość odpowiedzi wykracza poza samo wystawienie paragonu, prawdopodobnie potrzebujesz czegoś więcej niż darmowej aplikacji fiskalnej.

Kasoterminal iPOS łączy kasę fiskalną online, terminal płatniczy i aplikację sprzedażową w jednym rozwiązaniu. Pozwala drukować dokumenty, przyjmować płatności, zarządzać produktami, kontrolować stany magazynowe i analizować firmę z poziomu iPOS web.

Bo przedsiębiorca nie zarabia na wystawianiu paragonów.

Zarabia na sprawnie zorganizowanej sprzedaży.

Zamiast budować stanowisko z telefonu, drukarki, oddzielnego terminala i kilku niepołączonych aplikacji, wybierz kasoterminal iPOS – kompletne rozwiązanie gotowe do codziennej pracy.

Reasumując, na ten moment wiemy zbyt mało o zapowiadanej „darmowej aplikacji”, aby rzetelnie ocenić jej możliwości. Nie znamy również konkretnej daty wdrożenia, a dla przedsiębiorcy, który rozpoczyna działalność i potrzebuje sprawnego rozwiązania od pierwszych dni startu ze sprzedażą, jest to istotny czynnik.

Jedno jest pewne: kasoterminale 3 w 1 iPOS to sprawdzone rozwiązania, które od ponad 10 lat wspierają sprzedaż kilkunastu tysięcy przedsiębiorców w Polsce. Dzięki chmurowej aplikacji do zarządzania sprzedażą iPOS web system może szybko reagować na zmieniające się przepisy i potrzeby rynku. Jednocześnie kibicujemy wszystkim udogodnieniom dla przedsiębiorców i z zainteresowaniem czekamy na więcej szczegółów dotyczących rozwiązania Ministerstwa Finansów.